Die Frage kommt fast immer im selben Moment: Die Lizenzen laufen aus, jemand hat eine Vergleichstabelle aus dem Internet in den Verteiler gelegt, und im Raum sitzen zwei Lager. Das eine hat schon immer mit Outlook gearbeitet, das andere findet, dass man Dokumente heute im Browser bearbeitet.
Die Tabelle hilft dabei nicht, und zwar aus einem einfachen Grund: Sie misst das Falsche. Beide Plattformen können Mail, Kalender, Dateiablage, Videokonferenz, Geräteverwaltung und Rechtevergabe. Der Unterschied liegt nicht darin, was sie haben, sondern darin, wie bei euch gearbeitet wird. Wir betreuen beides und haben kein Interesse daran, dass es in eine bestimmte Richtung ausgeht. Was sich lohnt, ist deshalb nicht die Entscheidung für eine Marke, sondern die Klärung von drei Fragen. Wer sie beantwortet, hat die Plattform schon gewählt.
Frage 1: Womit arbeitet ihr an Dokumenten?
Nicht, welches Programm auf den Rechnern installiert ist. Sondern was mit den Dateien passiert, an denen euer Geschäft hängt.
Es gibt Betriebe, bei denen liegt die halbe Kalkulation in einer Excel-Datei, die über Jahre gewachsen ist. Verknüpfungen auf andere Arbeitsmappen, ein paar Makros, eine Pivot-Auswertung, die einmal im Monat gebraucht wird, und eine Serienbriefvorlage, die aus dieser Datei zieht. Solche Dateien lassen sich nach Google Sheets importieren, und sie sehen danach auf den ersten Blick auch richtig aus. Die Makros sind trotzdem weg, weil Sheets kein VBA kennt, sondern Apps Script. Verknüpfungen zwischen Dateien funktionieren anders. Und wenn der Steuerberater oder ein Kunde eine Datei zurückschickt, kommt sie im Microsoft-Format, wird beim Öffnen konvertiert und geht beim Zurücksenden wieder durch die Konvertierung. Das geht meistens gut. Meistens ist bei der Jahresabrechnung ein unangenehmes Wort.
Und es gibt Betriebe, bei denen wird kaum noch eine Datei herumgeschickt. Angebote entstehen zu dritt im selben Dokument, das Protokoll wird während der Besprechung mitgeschrieben, und gedruckt wird ohnehin fast nichts. Dafür ist Google Workspace gebaut. Gemeinsames Bearbeiten ist dort nicht nachgerüstet, sondern die Grundannahme, und das merkt man an jeder Stelle, an der zwei Leute gleichzeitig tippen.
Beim Umzug selbst ist der Teil, vor dem alle Angst haben, der harmloseste. Mail, Kalender und Kontakte lassen sich in beide Richtungen sauber übertragen, dafür gibt es eingespielte Werkzeuge, und die Postfächer kommen vollständig an. Die Arbeit steckt in den Dateien: in der Ordnerstruktur, die über Jahre entstanden ist, in den Berechtigungen darauf und in jeder Verknüpfung, die von irgendwoher auf einen Pfad zeigt. Wer den Aufwand einer Migration schätzt und dabei an die Mails denkt, schätzt die falsche Hälfte.
Prüft das nicht im Meeting, sondern an euren echten Dateien. Nehmt die drei Dokumente, die in eurem Betrieb wirklich weh tun, wenn sie kaputtgehen, und öffnet sie testweise auf der anderen Plattform. Diese halbe Stunde ersetzt jede Tabelle.
Frage 2: Was hängt an eurer Fachanwendung?
Das ist in der Praxis die härteste Fessel, und sie entscheidet oft allein.
Branchensoftware ist selten neutral. Das Warenwirtschaftssystem, die Praxis- oder Kanzleisoftware, das CAD-Programm, die Zeiterfassung: Viele davon setzen voraus, dass Outlook lokal installiert ist, weil sie Mails oder Termine direkt aus der Anwendung erzeugen. Andere melden Benutzer gegen ein Active Directory an oder legen ihre Daten auf einer Windows-Dateifreigabe ab. Wenn so etwas im Spiel ist, ist die Frage beantwortet, bevor sie gestellt wurde: Microsoft 365 setzt diese vorhandene Struktur fort, statt sie zu ersetzen.
Der Satz, der an dieser Stelle teuer wird, lautet: „Das läuft grundsätzlich auch mit IMAP." Grundsätzlich stimmt das. Im Alltag heißt es dann, dass die Terminverwaltung nicht mehr synchron ist, dass Serienmails aus der Fachanwendung in den Entwürfen liegen bleiben oder dass der Support des Herstellers bei jedem Problem zuerst auf die Konstellation zeigt.
Die zweite Fessel derselben Art hängt an Geräten. Der Multifunktionsdrucker, der gescannte Dokumente per Mail verschickt, das Zeiterfassungsterminal, die Alarmanlage, die Maschine in der Fertigung, die einmal am Tag einen Bericht schickt: Solche Geräte melden sich oft mit einem Verfahren an, das beide Anbieter inzwischen abgeschaltet haben oder abschalten. Bei einem Wechsel fällt das sofort auf, im laufenden Betrieb erst dann, wenn tagelang niemand einen Scan bekommen hat. Geht einmal durchs Haus und schreibt auf, was bei euch selbstständig Mails verschickt. Die Liste ist erfahrungsgemäß länger als erwartet.
Klärt das schriftlich und beim Hersteller, nicht beim Vertrieb eures Dienstleisters. Die Frage lautet nicht „unterstützt ihr Google Workspace", darauf antwortet fast jeder mit Ja. Die Frage lautet: Welche Funktionen eurer Software stehen mit unserer Konstellation nicht zur Verfügung, und für welche leistet ihr keinen Support? Was dabei herauskommt, gehört in die Entscheidung, nicht in die Migration.
Frage 3: Wer verwaltet das am Montagmorgen?
Eine Plattform wird nicht einmal eingerichtet, sie wird betrieben. Neuer Mitarbeiter, Handy verloren, jemand geht, eine Freigabe ist zu weit gefasst: Das sind die Vorgänge, die über Jahre die Arbeit ausmachen.
Google Workspace hat spürbar weniger Oberflächen, in denen man sich verlaufen kann. Die Admin-Konsole ist im Wesentlichen eine, die Begriffe sind näher an dem, was sie bedeuten, und wer ohne eigene IT-Abteilung arbeitet, findet sich dort schneller allein zurecht.
Microsoft 365 kann an fast jeder Stelle mehr, und genau das ist der Preis. Es gibt mehrere Verwaltungsportale, dieselbe Einstellung ist an mehreren Orten zu finden, und die Zuständigkeiten zwischen Entra ID, dem Microsoft-365-Admin-Center, Exchange, SharePoint und Intune sind für Gelegenheitsnutzer nicht selbsterklärend. Wenn ihr eine gewachsene Windows-Flotte, Gruppenrichtlinien und ein Active Directory habt, ist diese Tiefe der Grund, warum es passt. Wenn ihr das nicht habt, ist sie Ballast, den irgendwer tragen muss.
Dazu kommt, womit eure Leute arbeiten. Eine reine Windows-Flotte verwaltet sich mit Microsoft 365 zusammenhängend, von der Anmeldung über die Verschlüsselung der Festplatte bis zur Software-Verteilung. Ist die Landschaft gemischt, mit Macs, Tablets und privaten Telefonen, verschiebt sich der Vorteil, weil Google Workspace für genau diesen Fall entworfen wurde und deutlich weniger voraussetzt.
Zu den Lizenzkosten in einem Satz, weil die Frage immer kommt: Bei vergleichbarem Funktionsumfang liegen die beiden nah beieinander. Der Unterschied entsteht nicht beim Abo, sondern bei der Migration und beim laufenden Betrieb. Wer nach der Plattform sucht, die pro Benutzer günstiger ist, misst die kleinste Position.
Was in beiden Fällen gleich bleibt
Der Teil, den die Vergleichstabellen auslassen, weil er auf beiden Seiten in dieselbe Spalte gehört.
- Ein Backup ist bei keinem der beiden enthalten. Beide replizieren eure Daten über Rechenzentren, das schützt gegen Hardwareausfall. Es schützt nicht gegen eine versehentliche Löschung, die erst nach Monaten auffällt, gegen einen verschlüsselten Datenbestand oder gegen ein Konto, das beim Austritt zu schnell entfernt wurde. Papierkorb und Aufbewahrungsfristen sind kein Backup, sondern eine Frist. Was ihr braucht, ist eine eigene Sicherung der Cloud-Daten, und zwar bei beiden Anbietern gleichermaßen.
- Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist bei keinem der beiden von allein scharf. Sie ist bei beiden vorhanden, bei beiden gut gelöst und bei beiden in erschreckend vielen Umgebungen nur für die Hälfte der Konten aktiv. Das ist die einzige Einstellung, die wir in jeder Umgebung zuerst ansehen.
- Das Offboarding ist bei beiden ein Prozess, kein Knopf. Konto sperren, Sitzungen beenden, Postfach umleiten, Dateieigentum übertragen, Geräte trennen, Freigaben an Externe prüfen. Wer das nicht aufgeschrieben hat, macht es jedes Mal anders, und irgendwann fehlt ein Schritt.
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenstandort sind zu regeln, nicht zu hoffen. Beide Anbieter stellen die nötigen Verträge und die Möglichkeit bereit, Daten in der EU zu speichern. Beides muss aber abgeschlossen beziehungsweise eingestellt werden, und beides gehört in eure Dokumentation, nicht in eine Erinnerung.
Diese vier Punkte kosten auf beiden Plattformen ungefähr gleich viel Aufwand. Sie sind der Grund, warum die Plattformfrage selten die wichtigste ist.
Und wenn wir beides nehmen?
Kommt vor, meistens nach einer Übernahme oder wenn eine Abteilung seit Jahren anders arbeitet als der Rest. Technisch geht das: Mail lässt sich aufteilen, Kalender lassen sich in Grenzen gegenseitig sichtbar machen. Was ihr dabei bezahlt, ist doppelte Verwaltung, zwei Rechtemodelle, zwei Offboarding-Prozeduren und eine Suche, die nie den ganzen Bestand findet. Als Übergang für eine bekannte Frist ist das eine saubere Lösung. Als Dauerzustand wird es teurer als die Entscheidung, vor der es sich drückt.
Der Aufwand, der nicht in der Rechnung steht
Ein Wechsel kostet nicht dort am meisten, wo die Rechnung ankommt. Er kostet in den Wochen danach, in denen Leute Dinge suchen, die vorher an einem bestimmten Platz lagen, in denen die Kollegin ihre Signatur neu baut und der Vertrieb sich fragt, warum die Vorlage anders aussieht. Diese Zeit ist real, sie fällt einmal an, und sie ist der Grund, warum wir von einem Wechsel abraten, wenn die einzige Begründung Unzufriedenheit mit dem Dienstleister ist. Wenn eine der drei Fragen oben aber klar gegen eure aktuelle Plattform ausfällt, zahlt sich derselbe Aufwand über Jahre aus, weil der Reibungspunkt verschwindet statt jeden Monat wiederzukommen.
Was sich lohnt
Beantwortet die drei Fragen in dieser Reihenfolge, und zwar an euren echten Dateien, mit einer schriftlichen Aussage eures Softwareherstellers und mit einer ehrlichen Antwort darauf, wer die Verwaltung im Alltag macht. In den meisten Betrieben ist die Sache danach eindeutig, und die Diskussion im Raum war eine über Gewohnheiten.
Wenn ihr vor dieser Entscheidung steht oder schon auf Microsoft 365 beziehungsweise Google Workspace arbeitet und wissen wollt, wie sauber es eingerichtet ist: vereinbart ein unverbindliches Erstgespräch. Wir sehen uns eure Situation an und sagen euch, was dagegen spricht, bevor jemand umzieht.
